En un esfuerzo sin precedentes para rescatar, ordenar y preservar la memoria documental de los municipios chiapanecos, el director general del Archivo General del Estado de Chiapas, Carlos Román García, anunció que la LXIX Legislatura del Congreso local emitirá un exhorto a los ayuntamientos para que se sumen a un proyecto de regularización archivística, que incluye la digitalización de acervos históricos y la implementación de sistemas electrónicos de gestión.
En entrevista, explicó que este proyecto, iniciado este año, busca alcanzar a 64 ayuntamientos en 2026 y a 60 más en 2027, con el objetivo de que las administraciones municipales estén en condiciones de realizar sus procesos de entrega-recepción de manera reglamentaria y con plena transparencia.
“Por primera vez en el país, estamos planteando cumplir cinco tareas fundamentales: establecer sistemas institucionales de archivo, conformar grupos interdisciplinarios de valoración documental, crear un sistema automatizado de gestión archivística, dar valor probatorio a los documentos electrónicos y garantizar su preservación”, detalló el funcionario.
Descuido
Román García señaló que el exhorto del Congreso —que será leído en el pleno en los próximos días— es “muy respetuoso y muy amable”, pero responde a una urgencia real: la falta de control sobre los archivos municipales ha derivado en que muchos documentos terminen en bodegas insalubres o sean destruidos al cambiar de administración.
“Hay un descuido lamentable. La explosión documental ha hecho que en lugar de archivos tengamos bodegas de papel con cajas de huevo, muchas veces ubicadas arriba de los baños de las comandancias de policía. Parece broma, pero se puede verificar”, lamentó.
Para evitar la pérdida de información valiosa, el proyecto incluye que los inventarios se mantengan en un sistema electrónico de consulta permanente, lo que impedirá la sustracción o destrucción arbitraria de documentos. Además, se reportarán auditorías archivísticas a los órganos de fiscalización.
Reforma
Uno de los pasos más innovadores, según Román García, es la propuesta de reforma legal para que Chiapas se convierta en el primer estado del país en controlar de manera eficaz su documentación electrónica.
“La gente piensa que un documento digital es más fácil de conservar, pero no es así. Busquen un disquete o un CD y traten de leerlo hoy. Necesitamos regular su valor probatorio y su gestión”, explicó.
Esta iniciativa se suma a la Ley de Gobierno Digital promulgada el año pasado, que ahora deberá hacerse realidad con normas claras para los documentos electrónicos.
El Archivo General también impulsa, en colaboración con la Hemeroteca Nacional, la UNAM, Unicach y el CIMSUR, una hemeroteca digital que digitalizará todas las publicaciones periódicas desde 1827 hasta la actualidad.
Asimismo, con el Consejo Estatal para las Culturas y las Artes se digitalizará el acervo de libros producidos en Chiapas —muchos de ellos agotados o de difícil acceso— bajo el proyecto “Marco elección Chiapas”.
Pese a los rezagos, Román García destacó casos como el Archivo Municipal de Tapachula, que ya tiene digitalizada su documentación histórica y realiza programas de difusión desde la infancia. También mencionó a Comitán como un municipio con un magnífico archivo histórico.
Pero lo más sorprendente, dijo, son los hallazgos en lugares inesperados: “En Villa Las Rosas encontramos documentación del siglo XVI; en Pijijiapan, un plano del mancomún del pueblo de 1760”.
Para rescatar ese patrimonio, el proyecto enviará a historiadores, administradores y estudiantes de derecho a los municipios a realizar inventarios y digitalizar los documentos históricos que localicen. Además, se gestionarán copias de documentación chiapaneca resguardada en el Archivo General de la Nación, el Archivo de Indias (Sevilla) y el Archivo General de Centroamérica (Guatemala).
“Al final, cada municipio recibirá su archivo contemporáneo ordenado y su archivo histórico digital. Es una manera de garantizar el derecho a la memoria y a la información de los chiapanecos”, concluyó Román García.
